S'agissant d'un objet fragile et quelque peu encombrant, il est nécessaire de suivre une série de recommandations pour s'assurer qu'il arrive dans les meilleures conditions possibles. Un vélo mal emballé pour son envoi par transporteur risque d'arriver endommagé et rayé à destination.
Les principales sociétés de transport recommandent dans un premier temps de démonter la roue avant et de la fixer au cadre à l'aide de brides, de cordes ou de ruban adhésif. Ils conseillent également de dégonfler légèrement les roues afin qu'elles occupent un peu moins de place.
Certains préfèrent même démonter entièrement le vélo pour le plastifier et protéger au maximum le cadre d'éventuelles rayures. Le démontage d'un vélo comprend les roues, la selle, les cale-pieds et les pédales. Vous pouvez placer le cadre dans une boîte et le reste des accessoires dans une autre (deux colis). Bien que vous puissiez également tout placer dans une seule et même boîte.
Le vélo peut aussi être placé dans une boîte spécialement conçue à cet effet (il est souvent possible d'en commander en magasin de vélos, habitué à ce type de livraison). Certaines sociétés de transport disposent également de boîtes spéciales pour l'envoi de vélos. Il suffit alors de retirer les pédales et de tourner le guidon, en l'alignant horizontalement sur le cadre. Le transporteur lui-même vous indiquera comment procéder.
Si vous le faites vous-même, une fois le vélo placé dans la boîte, vous devrez remplir les espaces vides avec du papier bulle, du carton ou le fixer afin qu'il bouge le moins possible, évitant ainsi qu'il ne s'abîme pendant le transport.